Privacyverklaring HR

Artsen zonder Grenzen (hierna MSF) verbindt zich ertoe om per 25 mei 2018 te voldoen aan de vereisten van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). De bedoeling van de AVG is om te komen tot harmonisatie van privacywetgeving in heel Europa, om de privacy van gegevens van alle EU-ingezeten te beschermen en rechtszekerheid daarover te bieden en de manier waarop organisaties in het hele gebied gegevens beschermen opnieuw vorm te geven.

 

Wij verwerken uw persoonsgegevens met de grootst mogelijke zorg en uitsluitend in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming en de Nederlandse wetgeving inzake bescherming persoonsgegevens.

 

MSF is de 'verantwoordelijke' in termen van de AVG en dus verantwoordelijk voor de correcte en wettelijke verwerking van uw persoonsgegevens. MSF is geregistreerd bij de Nederlandse Autoriteit Persoonsgegevens (AP). (De AP houdt toezicht op de naleving en toepassing van de Algemene Verordening Gegevensbescherming) in Den Haag onder nummer 1457464. Het vestigingsadres van MSF is: Plantage Middenlaan 14, 1018 DD in Amsterdam. Ons (tijdelijke) adres is Naritaweg 10, 1043 BX Amsterdam.

 

Wanneer verzamelt MSF-gegevens over u?

MSF verzamelt uw persoonsgegevens:

  • als u deze rechtstreeks aan ons levert;
  • als u ze via een omweg aan ons levert, indien ze naar ons toekomen via een derde partij, omdat u deze partij daartoe toestemming hebt gegeven

 

Rechtstreeks

U verstrekt ons rechtstreeks persoonsgegevens wanneer u:

  • solliciteert naar een baan bij MSF
  • wanneer u een dienstverband met ons aangaat.
  • wanneer u zich inschrijft voor een training door MSF

 

Via een omweg

  • uw referenties kunnen persoonlijke informatie over u verstrekken.
  • uit bronnen, van derden zoals LinkedIn en andere vacature-sites, bij het zoeken naar potentiële kandidaat

 

Welke informatie verzamelt MSF over u?

We verwerken de volgende persoonsgegevens:

Als u solliciteert naar een baan is het nodig dat wij bepaalde gegevens over u verwerken. We vragen alleen naar details als deze daadwerkelijk kunnen bijdragen aan onze beoordeling van uw geschiktheid voor de baan waarop u hebt gesolliciteerd. Deze persoonsgegevens zijn: (Let op: de onderstaande lijst van categorieën van persoonsgegevens die we kunnen verzamelen is niet limitatief:)

  • Naam;
  • Leeftijd/ geboortedatum;
  • Geslacht/ gender;
  • Foto;
  • CV;
  • Huwelijkse staat;
  • Contactinformatie (telefoon en email);
  • Gegevens over uw opleiding;
  • Arbeidsverleden;
  • Verblijfsstatus (of u een werkvergunning nodig hebt);
  • Extra informatie die u besluit ons te vertellen;

 

Als u werd geselecteerd als kandidaat en ons aanbod voor een baan accepteert, kunnen we u ook vragen om:

  • Adresgegevens;
  • Bankgegevens;
  • Een scan van uw paspoort, inclusief informatie over visa;
  • Burgerservicenummer (BSN);
  • Een kopie van uw paspoort/ identiteitskaart;
  • Gegevens van personen waar we in noodgevallen contact mee kunnen opnemen en gegevens van personen die van u afhankelijk zijn;
  • Informatie over aangewezen begunstigden;
  • Details van uw referenties;
  • Details over uw huidige bezoldiging, reiskostenvergoeding, pensioenen en beloningsregelingen;
  • Informatie over uw interesses en hoe u uw carrière pad ziet;

 

Als u naar een van onze missies of projecten gaat, kunnen we u ook vragen om:

  • Vaccinatie-geschiedenis;
  • Bloedgroep;
  • Lengte;
  • Kleur van de ogen;
  • Persoonlijke vragen en antwoorden;
  • Informatie over uw gebruik van social media (bijvoorbeeld Facebook, Twitter, etc.)

 

Hoe gebruikt MSF deze informatie?

MSF gebruikt uw persoonsgegevens:

a.    voor de verwerking van aanvragen om bij MSF te werken;

b.    voor het opzetten van een personeelsadministratie teneinde een efficiënt personeelsbeleid te kunnen voeren;

c.    voor het sturen van prestaties van medewerkers en carrière-gerelateerde activiteiten, met inbegrip van, maar niet beperkt tot carrièreplanning;

d.    ter ondersteuning van personeel bij hun inzet voor de missie;

e.    ter ondersteuning van de nodige operationele activiteiten zoals het boeken van reizen en aanvragen van visa;

f.     voor de uitvoering van de salarisadministratie;

g.    voor de uitvoering van bepalingen van de arbeidsovereenkomst en arbeidsvoorwaarden zoals verzekeringscontracten;

h.    om u na uw missie te benaderen voor een afsluitend gesprek en de sprekers-pool;

i.      voor een onderzoek naar uw gezondheid;

j.      Om informatie te verzamelen voor rapportagedoeleinden teneinde te komen tot een beter zicht op ons personeelsbestand, om daarmee het management in staat te stellen om betere beslissingen te nemen om te kunnen voorzien in waar de organisatie behoefte aan heeft;

k.    om trainingen te organiseren in het kader van scholing en ontwikkeling.

l.      om wettelijke verplichtingen na te leven;

m.   voor het uitvoeren van andere activiteiten in het kader van het beheer van personeel.

 

Wie heeft toegang tot deze informatie?

MSF maakt gebruik van andere bedrijven om ons te helpen bij de verwerking van persoonsgegevens en om namens ons bepaalde activiteiten te verrichten. Zij mogen deze informatie uitsluitend gebruiken voor de taak waarvoor wij ze de opdracht hebben gekregen en zij zijn verplicht zorgvuldig om te gaan met uw persoonsgegevens en de privacy te waarborgen. Deze organisaties moeten de gegevens bewaren onder geheimhouding en deze vernietigen indien ze niet meer gebruikt worden. MSF maakt hier op voorhand duidelijke afspraken over.

Onze belangrijkste gegevensverwerkers staan hieronder, maar van tijd tot tijd kunnen wij anderen in staat stellen ons diensten te verlenen:

 

  • ADP - onze partner voor salarisverwerking

 

Alleen als wij er wettelijk toe verplicht zijn, zullen we persoonsgegevens delen met de belastingdienst, opsporingsdiensten, zoals politie en justitie, of toezichthoudende instanties, zoals het Nederlandse Autoriteit Persoonsgegevens. In geen geval zal MSF uw gegevens verkopen of gewoonweg ter beschikking stellen aan andere organisaties of bedrijven.

 

MSF is een mondiale organisatie met een operationeel kantoor in Amsterdam. Het operationele centrum in Amsterdam werkt nauw samen met de operationele teams in Brussel, Parijs, Barcelona en Genève. Personeel van MSF-Holland wordt door de hele wereld aangeworven en onze secties die contracten sluiten, wisselen persoonsgegevens uit met onze operationele kantoren. Bij tewerkstelling op een missie, worden persoonsgegevens gedeeld met onze collega's in de landen waar onze personeelsleden werkzaam zijn. Er worden maatregelen getroffen om te verzekeren dat er beveiligde communicatielijnen zijn en persoonsinformatie wordt in derde landen uitsluitend op basis van vertrouwelijkheid verstrekt, ten behoeve van het werk. Als een dienstverband afloopt zal de persoonsinformatie worden gewist in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

 

Hoe beschermt MSF uw persoonsgegevens?

MSF bewaart uw persoonsgegevens in een beveiligde database. Er zijn organisatorische maatregelen genomen ter bescherming van uw persoonsgegevens.

 

Hoe lang bewaart MSF deze gegevens?

MSF bewaart de gegevens die u ons heeft verstrekt zolang als nodig is voor de beoogde relatie met de organisatie of zolang MSF een wettelijke verplichting daartoe heeft.

 

Wat is de juridische grondslag voor de verwerking van persoonsgegevens?

Op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), mogen organisaties niet zonder meer persoonsgegevens verwerken.

Organisaties mogen 'normale' persoonsgegevens verwerken indien de verwerking van de gegevens gebeurt op basis van één van de zes in de AVG genoemde punten.

Hieronder staan de AVG-punten die relevant zijn voor uw relatie met MSF. MSF verwerkt daarom persoonsgegevens indien:

  • u uitdrukkelijk daar toestemming voor hebt gegeven; of
  • het noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst; of
  • het noodzakelijk is voor de naleving van een wettelijke verplichting; of
  • het noodzakelijk is voor de behartiging van de rechtmatige belangen van MSF
  • het noodzakelijk is voor de bescherming van uw vitale belangen

 

Hoe kunt u uw persoonsgegevens wijzigen en kunt u toegang krijgen tot uw gegevens?

De AVG geeft u verschillende rechten ten aanzien van uw persoonsgegevens, zoals het recht op inzage, wijziging of wissen. Als u gebruik wil maken van deze rechten kunt u contact met ons opnemen via info@amsterdam.msf.org of telefoon 020-5208700. Wij verstrekken u alle informatie waar u om gevraagd heeft zo spoedig mogelijk, maar het kan 30 dagen duren. Mogelijk wordt u gevraagd om zich te identificeren of om enkele vragen daartoe te beantwoorden.

 

Het recht op inzage

U kunt alle gegevens die wij over u hebben opvragen. Doet u daartoe een verzoek via de bovenstaande contactgegevens zodat wij zodat wij het in overweging kunnen nemen en u een overzicht kunnen geven van de persoonsgegevens die we over u in gebruik hebben.

 

Het recht op rectificatie

Als u van mening bent dat uw persoonsgegevens niet correct zijn, hebt u het recht om te verzoeken de gegevens die u betreffen te laten bijwerken. Als u gegevens wilt laten bijwerken, verzoeken wij u contact met ons op te nemen via de contactinformatie hierboven.

 

Het recht het gebruik te beperken

U hebt in bepaalde gevallen het recht om ons te verzoeken te stoppen persoonsgegevens te verzamelen of het gebruik ervan te beperken, bijvoorbeeld wanneer de gegevens niet nodig zijn om te doen wat we overeengekomen zijn, of wanneer er onenigheid is over de correctheid of het rechtmatige gebruik ervan. Als u het gebruik van gegevens wilt beperken, verzoeken wij u contact met ons op te nemen via de bovengenoemde contactgegeven.

 

Het recht om toestemming in te trekken en het recht van bezwaar.

Als wij uw persoonsgegevens verwerken, waarvoor u ons toestemming hebt gegeven, kunt u uw toestemming voor het verwerken van uw gegevens op elk gewenst moment intrekken. Dit betekent dat wij uw persoonsgegevens niet langer voor dat doel zullen verwerken.

Als wij persoonsgegevens verwerken ter bescherming van onze rechtmatige belangen, kunt u op elk gewenst moment daartegen bezwaar maken.

Als u uw toestemming wilt intrekken of bezwaar maakt dat wij persoonsgegevens verwerken, verzoeken wij u contact met ons op te via de contactgegevens hierboven.

 

Het recht op wissen ("het recht op vergetelheid")

In sommige gevallen hebt u het recht uw persoonsgegevens te laten wissen, bijvoorbeeld als u van mening bent dat wij de persoonsgegevens niet langer nodig hebben of dat wij ze onrechtmatig gebruiken. Als u wilt dat uw gegevens gewist worden, verzoeken wij u ons dat te laten weten via de contactgegevens hierboven.

 

Het recht op gegevensoverdraagbaarheid

Als wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van uw toestemming of op basis van de uitvoering van een contract, kunt u ons verzoeken om de persoonsgegevens die u aan ons heeft verstrekt terug te geven in een standaardformaat zodat u deze aan een andere verantwoordelijke partij kunt verstrekken. U kunt ook vragen of wij de persoonsgegevens direct aan de andere verantwoordelijke partij overdragen, indien dit technisch mogelijk is.

Als u gebruik wenst te maken van het recht op gegevensoverdraagbaarheid verzoeken wij u contact met ons op te nemen via de contactgegevens hierboven.

 

Mijn vraag staat hier niet bij

Voor andere vragen over gegevensbescherming kunt u contact opnemen met onze functionaris voor gegevensbescherming via dpo@amsterdam.msf.org. U kunt ons ook een brief sturen. Artsen zonder Grenzen, Data Protection Officer, Naritaweg 10, 1043 BX Amsterdam.

 

Een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens

Als u bezorgd bent over hoe uw gegevens worden gebruikt of als u een klacht wilt indienen, verzoeken wij u contact met ons op te nemen op via de bovenstaande gegevens. U hebt het recht om een klacht in te dienen bij de Nederlandse Autoriteit Persoonsgegevens via het formulier of raadpleeg de contactgegevens die op hun website staan (https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl).

 

Wanneer werkt MSF deze privacyverklaring bij?

Deze privacyverklaring is voor het laatst bijgewerkt op: 25 mei, 2018. MSF wijzigt deze privacyverklaring wanneer dat nodig is. Als MSF significante wijzigingen aanbrengt in de manier waarop de organisatie omgaat met uw persoonsgegevens, zal MSF dit duidelijk maken op de websites of zal u rechtstreeks worden benaderd. Als u vragen, opmerkingen of suggesties hebt, verzoeken wij u dit de organisatie te laten weten door contact met ons op te nemen.